Entlastungsbetrag nach § 45b abrechnen: der Leitfaden für Betreuungsdienste

Die Grundlagen: wer, wie viel, wofür

Nach § 45b SGB XI haben Pflegebedürftige in häuslicher Pflege mit Pflegegrad 1 bis 5 Anspruch auf einen Entlastungsbetrag von derzeit 131 € im Monat. Der Betrag ist zweckgebunden. Er kann unter anderem für Tages- und Nachtpflege, Kurzzeitpflege, Leistungen ambulanter Pflegedienste (bei Pflegegrad 2 bis 5 nicht für die Selbstversorgung) und für anerkannte Angebote zur Unterstützung im Alltag nach § 45a eingesetzt werden.

Wer nicht jeden Monat alles nutzt, verliert den Rest nicht sofort: Nicht verbrauchte Beträge lassen sich in das folgende Kalenderhalbjahr übertragen. Ein Betrag aus dem laufenden Jahr ist damit bis zum 30. Juni des Folgejahres nutzbar. Für Ihre Kundinnen und Kunden ist das oft der Grund, im Frühjahr mehr Stunden zu buchen.

Voraussetzung für die Abrechnung als Dienst ist die Anerkennung nach Landesrecht – siehe Anerkennung nach § 45a beantragen – und ein Institutionskennzeichen (IK).

Kostenerstattung und Abtretung

Der Entlastungsbetrag wird als Erstattung gewährt: Die versicherte Person bezahlt die Leistung und reicht die Belege bei ihrer Pflegekasse ein. Für ältere Menschen ist das mühsam, deshalb rechnen die meisten Dienste direkt mit der Kasse ab. Grundlage dafür ist eine Abtretungserklärung, mit der die Kundin oder der Kunde den Erstattungsanspruch an Ihren Dienst abtritt.

Praktische Hinweise:

• Lassen Sie die Abtretung gleich mit dem Betreuungsvertrag unterschreiben, bei gesetzlicher Betreuung oder Vollmacht durch die vertretungsberechtigte Person.
• Manche Pflegekassen haben eigene Vordrucke oder verlangen die Abtretung vor der ersten Rechnung im Original. Fragen Sie bei neuen Kassen nach.
• Halten Sie im Vertrag fest, dass die Kundin oder der Kunde zahlt, was die Kasse nicht erstattet – etwa weil das Budget erschöpft ist oder ein anderer Anbieter es schon genutzt hat.

Der Leistungsnachweis

Der Leistungsnachweis belegt, was Sie im Abrechnungszeitraum erbracht haben. Die Kassen prüfen ihn, bevor sie zahlen. Üblich sind ein Nachweis je Person und Monat mit:

• Name, Geburtsdatum und Versichertennummer der betreuten Person,
• Datum, Beginn und Ende jedes Einsatzes,
• Art der Leistung (zum Beispiel Betreuung, Begleitung, Hilfe im Haushalt),
• Name der eingesetzten Kraft,
• Unterschrift der versicherten Person oder ihrer Vertretung.

Fehlt die Unterschrift oder passen die Zeiten nicht zur Rechnung, kommt die Rechnung zurück. Am sichersten ist es, die Einsatzzeiten noch am selben Tag zu erfassen, statt sie am Monatsende aus dem Gedächtnis nachzutragen.

Die Rechnung an die Pflegekasse

Die Rechnung nennt Ihren Dienst mit IK-Nummer, die versicherte Person, den Leistungszeitraum, die einzelnen Leistungen mit Menge und Preis sowie den Gesamtbetrag. Wenn Ihre Leistungen nach § 4 Nr. 16 UStG umsatzsteuerfrei sind, gehört der Hinweis darauf auf die Rechnung. Leistungsnachweis und – bei der ersten Rechnung – die Abtretung liegen bei.

Wohin die Rechnung geht, legt jede Kasse selbst fest; viele arbeiten mit Abrechnungs- oder Scanstellen. Notieren Sie sich für jede Kasse Anschrift und Besonderheiten. Bei vielen Rechnungen in einem Umschlag lohnt es, nachzuhalten, welche Rechnung wann an wen ging – Nachfragen zu „nicht eingegangenen“ Rechnungen kosten sonst viel Zeit.

Die häufigsten Stolpersteine

• Budget schon verbraucht. Nutzt die Kundin einen weiteren Anbieter, etwa eine Tagespflege, ist der Anspruch eher aufgebraucht als gedacht. Fragen Sie beim Erstgespräch danach.
• Pflegegrad oder Kasse geändert. Änderungen erfahren Sie oft erst durch eine abgelehnte Rechnung. Prüfen Sie die Stammdaten regelmäßig.
• Gekürzte Zahlungen. Kassen zahlen manchmal weniger als berechnet, zum Beispiel ohne Anfahrtspauschale. Gleichen Sie jeden Zahlungseingang mit der Rechnung ab, statt sie nur als „bezahlt“ zu markieren.
• Offene Posten ohne Nachfassen. Ohne festes Mahnverfahren bleiben Beträge monatelang liegen.

Neben dem Entlastungsbetrag können anerkannte Angebote je nach Kasse weitere Töpfe abrechnen, etwa den Umwandlungsanspruch nach § 45a Abs. 4. Die Pflegereform würde hier nach dem Kabinettsentwurf vieles ändern – siehe Pflegereform 2027.

Was Software dabei abnehmen kann

Die Abrechnung ist Routine – solange Einsatzzeiten, Stammdaten und Zahlungen an einem Ort liegen. Unsere Dienstverwaltung FRIEDA deckt davon heute ab: Einsatzplanung, Zeiterfassung der Kräfte am Handy (auch ohne Netz) mit Monatsübersicht fürs Büro, Rechnungen erstellen und drucken, Zahlungen verbuchen, Mahnungen und CSV-Export.

Ehrlich dazu: Einen unterschriebenen Leistungsnachweis, eine Budgetüberwachung je Kundin und eine elektronische Übermittlung an die Kassen enthält FRIEDA heute nicht. Wenn Sie das brauchen, sprechen Sie uns an – wir sagen Ihnen, was geht.

Häufige Fragen

Wie hoch ist der Entlastungsbetrag?

Derzeit 131 € im Monat für Pflegebedürftige der Pflegegrade 1 bis 5 in häuslicher Pflege. Nicht genutzte Beträge können nach § 45b Abs. 1 SGB XI bis zum Ende des folgenden Kalenderhalbjahres genutzt werden.

Brauche ich eine Abtretungserklärung?

Rechtlich ist der Entlastungsbetrag eine Kostenerstattung an die versicherte Person. Wer direkt mit der Pflegekasse abrechnen will, braucht deshalb in aller Regel eine Abtretungserklärung der Kundin oder des Kunden. Manche Kassen stellen eigene Vordrucke.

Was passiert, wenn das Budget aufgebraucht ist?

Die Pflegekasse erstattet nur bis zur Höhe des verbleibenden Anspruchs. Den Rest schuldet die versicherte Person selbst – sofern Ihr Vertrag das so regelt. Darum gehört der Privatanteil in jeden Betreuungsvertrag.

Kann ich auch den Umwandlungsanspruch abrechnen?

Ja, als anerkanntes Angebot nach § 45a können Sie nach § 45a Abs. 4 SGB XI auch umgewidmete Pflegesachleistung abrechnen, bis zu 40 % des Sachleistungsbetrags, soweit dieser nicht für einen Pflegedienst verbraucht ist. Nach dem Entwurf zur Pflegereform soll dieser Anspruch entfallen; beschlossen ist das nicht.