Software für Betreuungsdienste: worauf es bei der Auswahl ankommt

Vor der Auswahl: was Sie wirklich brauchen

Die beste Software ist die, die zu Ihrem Dienst passt – nicht die mit den meisten Funktionen. Bevor Sie Anbieter vergleichen, schreiben Sie auf einer Seite auf, wie Ihr Alltag heute läuft:

• Wie viele Kundinnen und Kunden, wie viele Kräfte, wie viele Standorte?
• Welche Leistungen rechnen Sie ab, mit welchen Kassen, über welchen Weg?
• Wo geht heute Zeit verloren: Dienstplan, Stundenzettel, Rechnungen, offene Posten?
• Wer arbeitet mit der Software – nur das Büro oder auch die Kräfte unterwegs?

Mit dieser Liste unterscheiden Sie schnell zwischen Funktionen, die Sie täglich brauchen, und solchen, die nur in der Präsentation gut aussehen.

Zwölf Prüffragen für den Vergleich

Fachlich

1. Passt die Software zu Betreuung und Entlastung? Viele Programme kommen aus der ambulanten Pflege. Prüfen Sie, ob Leistungen nach § 45b und Ihre Abrechnungswege abgebildet sind, ohne Umwege über Pflegeleistungen.
2. Wie entstehen Rechnungen? Aus den erfassten Einsätzen, mit wenigen Klicks, mit den Angaben, die Ihre Kassen verlangen?
3. Was passiert nach der Rechnung? Zahlungen verbuchen, offene Posten sehen, mahnen – oder endet die Software beim Druck?
4. Wie erfassen die Kräfte ihre Einsätze? Am Handy, auch ohne Netz? Und kann das Büro korrigieren?
5. Einsatzplanung und Urlaub: Sehen Sie auf einen Blick, wer wann wo ist und wer fehlt?

Technisch und rechtlich

6. Wo liegen die Daten? Hosting in Deutschland oder der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag vor dem ersten echten Datensatz.
7. Wer sieht was? Rollen für Leitung, Büro und Kräfte; bei Cloud-Software eine saubere Trennung von anderen Kunden.
8. Kommen Sie an Ihre Daten? Export als CSV oder in gängigen Formaten – auch, wenn Sie den Anbieter wechseln.
9. Läuft es im Browser? Ohne Installation, auf jedem Rechner im Büro und im Homeoffice.

Wirtschaftlich

10. Was kostet es wirklich? Grundpreis, Preis je Nutzer oder je Kundin, Einrichtung, Schulung, Zusatzmodule. Rechnen Sie für heute und für die Größe in zwei Jahren.
11. Können Sie vorher ausprobieren? Eine Demo mit Beispieldaten und eine Testphase mit eigenen Daten sagen mehr als jede Broschüre.
12. Wie lange binden Sie sich? Laufzeit, Kündigungsfrist und was mit Ihren Daten nach dem Vertragsende passiert.

So testen Sie richtig

Eine Testphase bringt nur etwas, wenn Sie echte Abläufe durchspielen. Nehmen Sie sich einen typischen Monat vor:

1. drei Kundinnen oder Kunden mit unterschiedlichen Kassen anlegen,
2. eine Woche Einsatzplanung erstellen, inklusive Urlaub einer Kraft,
3. Einsätze am Handy erfassen lassen – von einer Kraft, die nicht technikbegeistert ist,
4. Rechnungen für den Monat erzeugen und prüfen, ob Ihre Kassen sie so annehmen würden,
5. eine Zahlung verbuchen und eine Mahnung erstellen.

Achten Sie dabei auch darauf, wie schnell und verständlich Fragen beantwortet werden. In der Einführung brauchen Sie den Anbieter am häufigsten.

Einführung ohne Stillstand

Der Wechsel gelingt am besten zum Monatsanfang. Stammdaten werden vorher übernommen, die Abrechnung des Vormonats läuft noch im alten Verfahren. Kräfte bekommen eine kurze Einweisung und einen festen Ansprechpartner im Büro. Rechnen Sie mit ein bis zwei Monaten, bis alle Abläufe sitzen.

Planen Sie außerdem einen Monat, in dem Sie die neuen Rechnungen stichprobenartig gegen die alten prüfen: Stimmen Stundensätze, Kassenanschriften und Rechnungsnummern? Fehler in dieser Phase sind leicht zu beheben – ein halbes Jahr später, wenn Kassen Kürzungen oder Rückfragen schicken, kosten sie deutlich mehr Zeit.

Wo FRIEDA passt – und wo nicht

Wir haben FRIEDA für unseren eigenen Betreuungsdienst mit heute rund 860 betreuten Menschen gebaut. Heute enthält FRIEDA:

• Patientenverwaltung mit Stammdaten, Pflegegrad, Dokumenten und Notfallkontakten,
• Einsatzplanung in Wochen- und Monatsansicht mit fester Zuordnung der Hauptbetreuung,
• Personal und Urlaub mit Sollstunden und Antragsworkflow,
• Rechnungen, Zahlungsverbuchung, CSV-Export und Mahnwesen,
• Zeiterfassung der Kräfte am Handy über die FrohZeitRakete-App, auch ohne Netz,
• mehrere Benutzer mit Rollen, getrennte Datenbestände je Dienst, Hosting in Deutschland.

Nicht enthalten sind heute unter anderem eine elektronische Übermittlung an die Kassen, Tourenplanung, digitale Unterschrift auf dem Leistungsnachweis und Lohnabrechnung. Wenn das für Sie entscheidend ist, sagen wir Ihnen das lieber vorher.

Häufige Fragen

Ab wann lohnt sich eine Software für einen Betreuungsdienst?

Spätestens, wenn mehrere Kräfte im Einsatz sind und Rechnungen an mehrere Pflegekassen gehen. Wer von Anfang an mit einer Software arbeitet, spart sich den späteren Umzug der Daten aus Tabellen und Kalendern.

Was kostet Software für Betreuungsdienste?

Die Preismodelle sind sehr unterschiedlich: pauschal je Dienst, je Nutzer oder je betreuter Person, teils mit Einrichtungsgebühr. Rechnen Sie den Preis auf Ihre heutige und Ihre geplante Größe hoch. FRIEDA kostet 40 € netto im Monat je Dienst.

Was muss ich beim Datenschutz beachten?

Sie verarbeiten Gesundheitsdaten, die nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt sind. Mit dem Anbieter brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und Sie sollten wissen, wo die Daten gespeichert werden und wer darauf zugreifen kann.

Kann FRIEDA direkt mit den Pflegekassen abrechnen?

FRIEDA erstellt Rechnungen, verbucht Zahlungen und mahnt. Eine elektronische Übermittlung an die Kassen gehört heute nicht dazu.