Betreuungsdienst gründen: die Checkliste von der Anerkennung bis zur ersten Rechnung

Erst den Weg wählen: § 45a oder § 72

Betreuung und Hilfe im Haushalt lassen sich auf zwei Wegen mit der Pflegekasse abrechnen. Die Entscheidung bestimmt alles Weitere – Aufwand, Personal, Abrechnung –, darum steht sie am Anfang.

• Angebot zur Unterstützung im Alltag nach § 45a SGB XI. Sie werden nach Landesrecht anerkannt und rechnen vor allem den Entlastungsbetrag nach § 45b ab (derzeit 131 € im Monat je pflegebedürftiger Person in häuslicher Pflege, Pflegegrad 1 bis 5). Das ist der häufigste Einstieg für neue Betreuungsdienste.
• Ambulanter Betreuungsdienst mit Versorgungsvertrag nach § 72 SGB XI (§ 71 Abs. 1a). Damit können auch Sachleistungen nach § 36 abgerechnet werden. Dafür verlangen die Landesverbände der Pflegekassen unter anderem eine verantwortliche Fachkraft, ein Qualitätsmanagement und regelmäßige Prüfungen durch den Medizinischen Dienst.

Die meisten Gründerinnen und Gründer starten mit der Anerkennung nach § 45a. Sie ist schneller erreichbar und passt zu einem kleinen Team. Beachten Sie die laufende Pflegereform: Nach dem Kabinettsentwurf vom 30. September 2026 soll eine Zulassung nach § 72 die Anerkennung nach § 45a künftig ausschließen. Beschlossen ist das noch nicht; Einzelheiten stehen in unserem Artikel zur Pflegereform 2027.

Die Checkliste in der richtigen Reihenfolge

Die folgende Reihenfolge hat sich in unserem eigenen Betrieb bewährt. Manche Schritte laufen parallel – wichtig ist, dass nichts erst auffällt, wenn die ersten Kundinnen und Kunden schon warten.

1. Landesrecht lesen. Welche Verordnung zu § 45a gilt in Ihrem Bundesland, welche Stelle ist zuständig, welche Angebotsformen sind zugelassen? Unsere Bundesland-Übersicht verlinkt alle 16 Länder.
2. Geschäftsform und Gewerbe. Rechtsform wählen, Gewerbe anmelden oder Tätigkeit beim Finanzamt anzeigen, Betriebshaftpflicht abschließen. Die Umsatzsteuer-Frage (§ 4 Nr. 16 UStG) vor der ersten Rechnung mit der Steuerberatung klären.
3. Konzept schreiben. Welche Leistungen bieten Sie an, für wen, in welchem Gebiet, zu welchem Preis? Das Leistungskonzept ist Kern des Anerkennungsantrags.
4. Personal und Qualifikation planen. Wer leitet fachlich an, wie werden die Kräfte geschult, wie wird die jährliche Fortbildung sichergestellt?
5. Antrag stellen. Vollständig einreichen und Rückfragen der Behörde zügig beantworten.
6. IK-Nummer beantragen. Für die Abrechnung mit den Pflegekassen brauchen Sie ein Institutionskennzeichen; vergeben wird es von der Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen (ARGE IK).
7. Abrechnung vorbereiten. Vorlagen für Leistungsnachweis, Abtretungserklärung und Rechnung, Fristen der Kassen kennen.
8. Software und Datenschutz. Verwaltung einrichten, Verarbeitungsverzeichnis anlegen, Auftragsverarbeitungsverträge schließen.

Anerkennung nach § 45a: der längste Schritt

§ 45a Abs. 3 SGB XI überlässt die Einzelheiten der Anerkennung den Ländern. Entsprechend unterschiedlich sind zuständige Stelle, Formulare und Anforderungen. Fast überall verlangt werden ein Konzept mit Angaben zu Leistungen und Zielgruppe, Nachweise zur Qualifikation von Leitung und Kräften, ein Führungszeugnis und Angaben zur Qualitätssicherung. In einigen Ländern ist die Anerkennung befristet, in Niedersachsen zum Beispiel auf höchstens fünf Jahre.

Den Ablauf, typische Unterlagen und die Dauer beschreibt unser Artikel Anerkennung nach § 45a beantragen ausführlich.

Qualifikation der Kräfte rechtzeitig anfangen

Welche Schulung Ihre Kräfte brauchen, legt das Landesrecht fest. Manche Länder verlangen für Helferinnen und Helfer eine Basisschulung von wenigen Dutzend Stunden, andere orientieren sich an der Qualifizierung nach den Betreuungskräfte-Richtlinien zu § 53b SGB XI mit 160 Stunden. Wer mit der höheren Qualifikation plant, ist in den meisten Konstellationen auf der sicheren Seite und kann Kräfte später auch in anderen Einsatzfeldern einsetzen.

Weil die Qualifizierung Wochen dauert, sollte sie parallel zum Antrag laufen. Hinzu kommt die jährliche Fortbildung von 16 Stunden. Mehr dazu in Betreuungskraft nach § 53b und Pflichtfortbildung 16 Stunden.

Abrechnung mit der Pflegekasse vorbereiten

Der Entlastungsbetrag ist rechtlich eine Kostenerstattung: Die Pflegekasse erstattet der pflegebedürftigen Person ihre Aufwendungen. In der Praxis rechnen die meisten Dienste über eine Abtretungserklärung direkt mit der Kasse ab. Dazu gehören ein unterschriebener Leistungsnachweis je Monat, eine Rechnung mit IK-Nummer und ein Blick auf das verbleibende Budget der Kundin oder des Kunden – denn was die Kasse nicht mehr erstattet, zahlt am Ende die betreute Person selbst.

Wie das im Einzelnen läuft und wo die typischen Fehler liegen, steht in Entlastungsbetrag § 45b abrechnen.

Software: lieber früh als nach dem ersten Chaos

Mit fünf Kundinnen und Kunden reichen Kalender und Tabelle. Ab zwanzig wird es eng: Einsätze, Urlaube, Rechnungen und offene Zahlungen laufen auseinander. Eine Verwaltungssoftware von Anfang an spart den Umzug der Daten später. Worauf es bei der Auswahl ankommt, beschreibt unser Artikel Software für Betreuungsdienste.

Wichtig für den Start: Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt. Achten Sie auf Hosting in Deutschland oder der EU, auf einen Auftragsverarbeitungsvertrag und auf getrennte Zugriffsrechte für Büro und Kräfte.

Häufige Fragen

Brauche ich für einen Betreuungsdienst eine Pflegefachkraft?

Das hängt vom Weg ab. Für einen ambulanten Pflege- oder Betreuungsdienst mit Versorgungsvertrag nach § 72 SGB XI ist eine verantwortliche Fachkraft Pflicht. Für ein anerkanntes Angebot nach § 45a regelt das Landesrecht, welche Fachkraft die Kräfte anleitet – die Anforderungen unterscheiden sich von Land zu Land.

Kann ich als Einzelperson Entlastungsleistungen anbieten?

In vielen Bundesländern ja: Mehrere Länder lassen auch Einzelpersonen als Angebot zur Unterstützung im Alltag zu, teils mit eigenen Regeln zu Schulung und Umfang. Ob und wie, steht in der Landesverordnung zu § 45a.

Wie lange dauert es bis zur ersten Abrechnung mit der Pflegekasse?

Rechnen Sie mit mehreren Monaten. Die Anerkennung braucht vollständige Unterlagen und die Bearbeitungszeit der Behörde; danach kommen IK-Nummer und die Abstimmung mit den Kassen. Wer früh mit den Kursen der Kräfte beginnt, verliert keine Zeit.

Ist ein Betreuungsdienst umsatzsteuerpflichtig?

Betreuungs- und Pflegeleistungen anerkannter oder zugelassener Einrichtungen sind nach § 4 Nr. 16 UStG unter bestimmten Voraussetzungen umsatzsteuerfrei. Ob das für Ihr Angebot gilt, klären Sie vor der ersten Rechnung mit Ihrer Steuerberatung.